Diese kostenlosen Programme helfen beim Arbeiten im Homeoffice

Homeoffice-Büro
Im Idealfall sollte dies ein abgetrennter Raum sein, der ausschließlich als Homeoffice genutzt wird. Besteht diese Möglichkeit nicht, sollte der Arbeitsplatz durch ein Regal oder ähnliches vom restlichen Zimmer abgetrennt werden. Fotoalben, alte Notizhefte und das Lieblingsbuch haben hier nichts zu suchen.

Mobiliar und Beleuchtung
Steht der passende Platz zur Verfügung, fehlt es noch an der richtigen Ausstattung. Ein großer Schreibtisch sowie ein Stuhl mit angenehmen Sitzkomfort sind essentiell, um sich der Arbeit konzentriert widmen zu können. Des Weiteren sollten Sie nicht an einer angemessenen Beleuchtung sparen, um Kopf- und Augenschmerzen zu verhindern.

Technische Ausstattung
In den meisten Fällen gehören heute ein Computer mit Internetanschluss und ein Telefon zur Grundausstattung eines jeden Büroarbeiters. Kaum vorstellbar, dass sie im Homeoffice auf dieses Werkzeug verzichten können. Idealerweise verfügen Sie sogar über ein Faxgerät, Drucker und Scanner in Ihrem Heimbüro.

Kosten
Bevor Sie mit der Einrichtung eines Büros zuhause beginnen, sollten Sie mit Ihrem Arbeitgeber klären, wer die anfallenden Anschaffungs- und laufenden Telekommunikationskosten übernimmt. So können böse Überraschungen auf beiden Seiten verhindert werden.

Arbeitszeiten
Definieren Sie klare Arbeitszeiten. Wenn Sie im Büro normalerweise von 8:00 -17:00 arbeiten, können Sie diesen festen Arbeitsrhythmus ebenso für Ihr Homeoffice übernehmen. Festgelegte Zeiten erleichtern auch die Kommunikation mit ihrem Chef und den Kollegen.

Arbeitskleidung
So verlockend es auch sein mag, sich in Pyjama oder Jogginghose auf die Arbeit zu stürzen, zur guten Arbeitshaltung trägt es nicht bei. Tun Sie so, als würden Sie tatsächlich ins Büro gehen und schlüpfen Sie in das neu gekaufte Hemd oder die neue Bluse. Die morgendliche Routine bereitet Sie auf ihren Arbeitstag vor.

Richtige Kommunikation
Um nicht in Zugzwang vor Kollegen, Freunde oder Familie zu geraten, ist eine klärende Aussprache wichtig. Kommunizieren Sie Ihre Arbeitszeiten und Pausen. So wissen sowohl Kollegen als auch Familie und Freunde, wann sie Sie kontaktieren können. Unangenehme Situationen können dadurch verhindert werden und alle wissen, woran sie bei Ihnen sind.

Fokussierung auf Aufgaben
Fokussierung und Konzentration sind die Schlüsseleigenschaften im Homeoffice. Während der Arbeitszeit die Wäsche machen oder den Kindern die Hausaufgaben erklären, sind keine guten Ideen. Schenken Sie Ihrer Arbeit in den festgelegten Arbeitszeiten Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit und nach Feierabend Ihrer Familie und Freunden.

Pausen
Niemand verlangt von Ihnen ununterbrochen zu powern, auch im Homeoffice nicht. Nutzen Sie Ihre Pausen, um abzuschalten und zu entspannen. Verlassen Sie das Büro und genießen Sie einen Spaziergang an der frischen Luft. Pause muss sein.

Einkommensteuererklärung
Gute Nachrichten vom Bundesfinanzhof: die Kosten für das Arbeitszimmer in den eigenen vier Wänden können steuerlich abgesetzt werden; allerdings mit Einschränkungen. Solange das Homeoffice den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeiten bildet und ausschließlich zu Arbeitszwecken genutzt wird, können die Kosten in der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden.

Unfallversicherung
Grundsätzlich sind auch Mitarbeiter im Homeoffice unfallversichert. Verletzen sich Mitarbeiter am Schreibtisch im heimischen Büro oder auf dem Weg vom Homeoffice zum Arbeitgeber tritt der Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung in Kraft, erklärt Ulf Weigelt, Anwalt für Arbeitsrecht in Berlin, gegenüber der „Zeit“. Ereignet sich der Unfall in der Küche oder auf dem Weg zur Toilette, ergeben sich Uneinigkeiten und der Schutz ist in den meisten Fällen nicht rechtskräftig.

Welche Voraussetzungen müssen für das Arbeiten im Home Office erfüllt sein?

Die Bedingungen für das mobile Arbeiten lassen sich in zwei Kategorien unterteilen. Dabei lassen sich technische von tätigkeitsspezifischen Aspekten unterscheiden. Zur ersten Gruppe zählt etwa die passende Hardware - wie ein Notebook oder ein anderes mobiles Endgerät, mit dem Arbeitnehmer zuverlässig und sicher auf das Inter- und unternehmensinterne Intranet zugreifen können. Dementsprechend ist oft auch eine ausreichend schnelle Internetanbindung notwendig. Im Rahmen der tätigkeitsspezifischen Voraussetzungen muss sich die Arbeit zudem grundsätzlich eignen, damit Sie diese überhaupt via Home Office erledigen können. Dazu müssen Heimarbeiter ihre Aufgaben mit der gleichen Effizienz und Leistung erledigen können, wie bei der Anwesenheit im Unternehmen. Konferenzen lassen sich womöglich von daheim auch via Videochat abhalten, für Kundentermine müssen Angestellte hingegen wahrscheinlich persönlich anwesend sein. Hier sind die Unterschiede zwischen den Jobs oft erheblich. Während Programmierer sehr gut vom Home Office aus arbeiten können, ist das etwa bei Rettungssanitätern verständlicherweise nicht möglich.

Wer bezahlt die für die Tätigkeit notwendige Ausstattung?

Kosten entstehen im Zusammenhang mit der Tätigkeit im Home Office vor allem für die erforderliche Ausstattung. Hier sind technische Geräte - etwa Notebooks - Büroartikel sowie laufende Gebühren für das Internet oft die größten Kostenfaktoren. Dafür muss finanziell grundsätzlich der Arbeitnehmer aufkommen. Allerdings statten viele Unternehmen ihre Angestellten zumindest mit mobilen Endgeräten aus. Teilweise sehen Arbeitsverträge auch vor, dass die Heimarbeiter eigene Computer nutzen. Hier existiert also Spielraum, der vertraglich geregelt werden sollte.

Gibt es ein Recht oder die Pflicht zum Arbeiten im Home Office?

Obwohl es derzeit mehrere Politiker fordern, haben Arbeitnehmer derzeit keinen grundsätzlichen Anspruch darauf, im Home Office arbeiten zu dürfen. Die Entscheidung liegt vielmehr beim Arbeitgeber. Hat dieser allerdings bereits die Heimarbeit im Unternehmen in einem nicht unerheblichen Umfang erlaubt oder zumindest geduldet, könnten sich im Einzelfall Ansprüche ergeben, die aus der sogenannten betrieblichen Übungen resultieren. Umgekehrt dürfen Arbeitgeber keine Arbeit im Home Office gegen den Willen des Arbeitnehmers anordnen, falls davon nichts im Arbeitsvertrag steht.

Was spielt der Betriebsrat für eine Rolle?

Der Betriebsrat hat keine Entscheidungsbefugnis bezüglich der Tätigkeit von Mitarbeitern im Home Office. Allerdings hat er bei einigen Angelegenheiten Mitspracherechte, die auch das Thema der Heimarbeit betreffen. Dabei geht es vor allem um die Unfallverhütung am Arbeitsplatz, Arbeitszeitveränderungen oder um die Verwendung bestimmter technischer Einrichtungen. Zudem muss der Arbeitgeber den Betriebsrat bei einer geplanten Umstellung auf die Arbeit im Home Office unterrichten und involvieren. Ein Initiativrecht des Betriebsrats kann sich zudem dann ergeben, falls der Arbeitsplatz nicht arbeitnehmergerecht gestaltet ist.

Wie funktionieren Arbeitszeiterfassung und -schutz im Home Office?

Gemäß des Urteils des Europäischen Gerichtshofes vom 14. Mai 2019 ist die Arbeitszeiterfassung auch bei der Arbeit im Home Office grundsätzlich erforderlich. Dabei müssen Arbeitnehmer auch Vorschriften wie die tägliche Höchstarbeitszeit von maximal zehn Stunden sowie die Ruhezeiten von mindestens elf Stunden einhalten. Ähnliches gilt für das Verbot, an Sonn- und Feiertagen zu arbeiten. Schutzvorschriften für den Arbeitsplatz gelten ebenfalls im Home Office. Hier müssen Arbeitnehmer Sorge für einen sicheren Arbeitsplatz tragen und entsprechende Vorkehrungen treffen.

Was gibt es datenschutzrechtlich zu beachten?

Der Datenschutz ist spätestens seit der DSGVO ein wichtiges Thema. Entsprechende Vorkehrungen muss der Arbeitgeber auch beim Arbeiten von zu Hause treffen. Das bezieht sich etwa auf die Bereitstellung und Verwendung sicherer Datenverbindungen - etwa VPN. Allerdings darf der Arbeitnehmer auch nur solche Dateien und Programme verwenden, für die der Arbeitgeber eine entsprechende Freigabe erteilt hat. Zudem muss der Heimarbeiter sicherstellen, dass Dritte seine Arbeitsgeräte nicht verwenden und von Passwörtern und Zugangscodes keine Kenntnis erhalten. Neben diesen datenschutzrechtlichen Pflichten hat der Arbeitnehmer aber auch entsprechende Rechte. So dürfen Arbeitgeber etwa seine Leistung oder seinen Computer nur unter Beachtung der relevanten Datenschutzrichtlinien prüfen und untersuchen.

Dürfen Arbeitnehmer Arbeitsunterlagen mit nach Hause nehmen?

Grundsätzlich ist es für Arbeitnehmer nicht empfehlenswert, Unterlagen von der Arbeit mit nach Hause zu nehmen. Denn daraus können ernste arbeitsrechtliche Konsequenzen resultieren, die sogar bis zur direkten Kündigung reichen können. Dulden Arbeitgeber ein solches Verhalten allerdings stillschweigend, kann das wiederum einen Anspruch des Arbeitnehmers begründen. Um Probleme zu vermeiden, sollten beide Parteien feste Regelungen treffen und schriftlich fixieren.