Die Todsünden beim E-Mail schreiben
Fehler in E-Mails vermeiden – mit diesen Tipps
19.03.2025 - 15:38 Uhr
Beim Verfassen von E-Mails kann man unzählige Fehler machen. Wir zeigen die gröbsten Fehler, die Menschen in Büros und im Home-Office immer wieder machen.
Erster Fehler: schlechte Betreffzeilen
Die meisten Menschen bekommen eher zu viele als zu wenige E-Mails. Mitunter reicht die Zeit nicht einmal aus, um jede E-Mail am Tag eingehend zu prüfen. Daher sortieren wir die E-Mails oft nach einem kurzen Blick auf den Betreff: Was ist wichtig? Was kann warten?
Ohne einen knackigen Betreff, der den Inhalt so gut wie möglich beschreibt, kann es daher gut sein, dass die E-Mail einfach ignoriert wird. Ein Betreff wie "Bitte lesen!" mag zwar zutreffen - schließlich wünschen Sie sich wirklich, dass der Empfänger die E-Mail liest -, aber er sagt nichts über den Inhalt aus.
Nehmen Sie sich daher eine Minute Zeit und bringen Sie Ihr Anliegen in so wenigen Wörtern wie möglich auf den Punkt. Sonst bleibt Ihre E-Mail nur eine unter vielen, die schlicht ignoriert und vielleicht nie geöffnet wird.
Zweiter Fehler: riesige Weiterleitungsketten
Es ist verlockend, auf eine eingehende E-Mail einfach sofort zu antworten und die letzte Nachricht unter Ihren selbst verfassten Text zu hängen. Der nächste Empfänger macht dies dann genauso - und der nächste ebenfalls. Gehen E-Mails vielleicht zwanzig Mal hin und her, bilden sich gigantische Mail-Threads, die irgendwann kaum noch lesbar sind. Um was es überhaupt geht, ist für die Personen im CC vielleicht nicht mehr nachvollziehbar.
Nehmen Sie sich daher besser hin und wieder etwas Zeit und fassen Sie die aktuelle Informationslage am Anfang der Mail kurz zusammen. Tauschen Sie sich nur mit einer einzigen anderen Person aus, mag dies weniger relevant sein, da beide immer genau wissen, worum es geht. Mit vielen Personen im CC werden diese aber garantiert irgendwann den Überblick verlieren.
Überlegen Sie daher regelmäßig selbst, ob wirklich die letzten 30 E-Mails wiederholt werden müssen. Setzen Sie so etwas wie "Für alle Empfänger im CC, hier eine kurze Zusammenfassung" an den Anfang Ihrer E-Mail. Das spart viel Zeit (und ordnet nebenbei auch Ihre Gedanken zu dem Thema).
Dritter Fehler: nicht alles ist wichtig
Die meisten modernen E-Mail-Programme wie Outlook bieten inzwischen die Möglichkeit, Mails als wichtig zu markieren. Im Posteingang tragen diese dann zum Beispiel rote Ausrufezeichen.
An dieser Stelle möchten wir vor einer inflationären Benutzung dieses Features warnen. Markieren Sie alles als besonders wichtig, ist am Ende nichts mehr wichtig. Da Ihre Empfänger (wahrscheinlich) nicht dumm sind, werden diese irgendwann bemerken, dass Sie dieses Feature für alles nutzen. Selbst eine "wichtige" E-Mail wird dann einfach ignoriert.
Besonders schwierig wird es, wenn Sie tatsächlich irgendwann eine wichtige E-Mail absenden - vielleicht versehen mit Informationen zu einer Deadline. Niemand wird ihr Beachtung schenken, da Sie das Wichtigkeitsfeature ohnehin permanent missbrauchen. Daher gilt: Verwenden Sie die Funktion nur, wenn sie zutrifft. Eine Einladung, die Sie für ein Event in zwei Monaten verschicken, ist nicht zeitkritisch und damit nicht wichtig.
Weitere E-Mail Todsünden:
- Rechtschreib- und Grammatikfehler
Auch wenn es schnell gehen muss, achten Sie auf Tipp- und Grammatikfehler. Es wirkt unprofessionell und der Empfänger fühlt sich weniger wertgeschätzt. - Abkürzungen
Vermeiden Sie Kürzel wie "MfG" oder "LG". Es lässt Sie faul und unhöflich wirken. - Unpassender Ton
Bedenken Sie immer genau in welcher Beziehung Sie zum Adressaten stehen und wählen Sie den passenden Ton für Ihre Nachricht. - Rumschwafeln
Den Adressaten interessiert nicht Ihre Lebensgeschichte. Formulieren Sie prägnant und präzise! - E-Mails unbeantwortet lassen
Auch wenn man auf manche Mail am liebsten nicht antworten möchte, erzeugt es ein Gefühl beim Adressaten unwichtig zu sein, oder nicht ernst genommen zu werden. - Ironie
Schon im persönlichen Kontakt verstehen nicht alle eine ironische Bemerkung. Drücken Sie sich klar und deutlich in E-Mails aus. - Signatur weglassen
Achten Sie auf eine vollständige Signatur mit Telefon-Kontakt. Vielleicht will der Adressat Sie nicht nur per Mail erreichen? - Sensible Mails nicht verschlüsseln
Es ist nicht nur unhöflich sensible Mails mit persönlichen Daten zu versenden, sondern ist auch laut DSGVO gesetzlich vorgeschrieben!
Spezielle Falle NDA
Gerade für Redakteure und ähnliche Berufe gilt ein weiterer Hinweis: Setzen Sie nur Dinge unter NDA, die es wert sind. Das NDA ist ein non-disclosure agreement, also ein Vertrag, der besagt, dass bestimmte Informationen erst zu einem bestimmten Zeitpunkt herausgegeben werden dürfen. In einer E-Mail könnte stehen, dass Sie den Inhalt erst am Freitag um 15:00 Uhr mit der Öffentlichkeit teilen dürfen. NDAs dieser Art sollten Sie nur für Inhalte verwenden, die es wert sind.
Ansonsten kann es passieren, dass diese NDA-E-Mails ebenfalls irgendwann ignoriert werden. Nicht jedes Thema ist weltbewegend und spannend. Überlegen Sie sich, welche Informationen wirklich ein NDA benötigen und welche nicht.
