So nutzt Du KI im Büro

KI ist die Zukunft

Office-Hersteller Microsoft betreibt aktuell beträchtlichen finanziellen Aufwand, um die hauseigene KI Copilot – die auf ChatGPT basiert – in Windows und Office zu integrieren. Möchtest Du Copilot aus irgendeinem Grund nicht nutzen, musst Du trotzdem nicht auf KI verzichten: ChatGPT kann auch auf andere Weise mit Dir zusammenarbeiten, etwa durch Plug-ins für Office-Anwendungen. Damit hast Du das Tool jederzeit zur Hand, ohne Copilot zu nutzen.

Ein Beispiel dafür ist die Erstellung von PowerPoint-Präsentationen: Das kannst Du online vollständig automatisch via KI erledigen lassen, dann herunterladen und ins bekannte Format PPTX konvertieren. Der potenzielle Gewinn ist enorm, denn Du sparst viel Zeit. Kennst Du Dich mit PowerPoint nicht gut aus, stehen die Chancen außerdem gut, dass die Qualität der generierten Präsentationen Deine eigenen Folien bei Weitem übersteigt.

Diese und ähnliche Tricks zeigen wir Dir in diesem Ratgeber. Ziel der einzelnen Tipps ist es, Deine Arbeit entweder zu beschleunigen oder zu verbessern – im besten Fall beides auf einmal. Kosten fallen dafür selten an, da die kostenlosen Varianten der KI-Modelle meist ausreichen.

Texte an ChatGPT aus Word senden

Für Microsoft Word steht ein Add-on namens ChatGPT-Assistant von der Firma SmartTools bereit. Installierst Du es, siehst Du auf der rechten Seite der Anwendung eine neue Seitenleiste. Darin kannst Du einzelne Textstellen oder komplette Dokumente direkt an ChatGPT übermitteln und dort verschiedene Aktionen ausführen lassen.

Damit das funktioniert, musst Du Dich   einmalig bei OpenAI bzw. ChatGPT registrieren. Durch diese Aktion erhältst Du einen API-Key, den Du anschließend in ein dafür vorgesehenes Feld in ChatGPT-Assistant kopierst. Der API-Key ist so etwas wie ein Schlüssel, der Dich   für die Verbindung mit der ChatGPT-Anwendung autorisiert. Hast Du alles richtig ausgefüllt, sollte das Add-on funktionieren und Du kannst den Assistant direkt in Word verwenden.

Da die Rechenleistung nicht umsonst ist, kostet ChatGPT-Assistant nach dem Verbrauch eines Startkontingents Geld. Als Referenz nutzt ChatGPT die Textmenge. Für rund 12.000 Zeichen Text wird etwa ein Cent fällig – also Ausgaben, die durchaus zu verkraften sind. Nutzt Du die KI beruflich, werden sich die Kosten schnell amortisieren. Dennoch solltest Du im Zweifelsfall nachschauen, wie viel Geld Dich der Spaß kostet, um nicht plötzlich eine unerwartete Rechnung zahlen zu müssen.

Bist Du mit den Preisen einverstanden, kann Dir ChatGPT-Assistant zahlreiche Hilfestellungen anbieten. Mit wenigen Mausklicks schickst Du das Dokument an ChatGPT, wo Du es zusammenfassen, übersetzen, überprüfen oder anderweitig weiterverarbeiten lassen kannst. Auch Textoptimierungen sind enthalten, sodass etwa Füllwörter automatisch gestrichen werden.

Kopieren von Word-Texten nach ChatGPT

Benutzt Du häufiger ChatGPT, wird Dir bereits aufgefallen sein, dass es eine maximale Eingabelänge gibt. Mehr als 15.000 Zeichen akzeptiert ChatGPT nicht. Versuchst Du es trotzdem, bekommst Du eine Fehlermeldung, die besagt, dass Du bitte einen kürzeren Text einreichen sollst. Du müsstest somit deinen langen Text in kleine Bruchstücke unterteilen, was jedoch problematisch sein kann, da der KI in diesen Fällen vielleicht der Gesamtkontext fehlt.

Du kannst Dir in diesen Fällen auch nicht mit der kommerziellen Version helfen, denn auch dort existiert die Beschränkung. Bei der beruflichen Verwendung kann dies unschöne Verzögerungen verursachen – die Du durch Word-to-ChatGPT jedoch vermeiden kannst.

Das kleine Tool für Word teilt längere Wordtexte automatisch in ChatGPT-kompatible Brocken auf. Außerdem formuliert das Programm Eingaben so, dass ChatGPT weiß, dass noch weitere Abschnitte kommen, auf die die KI sich beziehen soll. Auch das Ende der Übertragung signalisiert Word-to-ChatGPT, damit das KI-Tool weiß, wann es mit der Arbeit beginnen soll.

ChatGPT in Onlineversionen von Word

Der normale Workflow mit ChatGPT sieht so aus, dass die meisten Anwenderinnen und Anwender Texte in Outlook, Word oder ähnlichen Programmen entwerfen. Danach kommt der Text in die Zwischenablage und landet dann bei ChatGPT. Die fertigen Texte werden anschließend wieder in die ursprünglichen Programme übertragen – alles per Hand, und alles sehr umständlich.

Einfacher geht es, wenn Du mit der Onlineversion von Word oder anderen Microsoft-Anwendungen arbeitest. Dann gelingt die ChatGPT-Integration direkt in der Software oder – falls notwendig – kannst Du eine Erweiterung installieren, die denselben Zweck erfüllt.

Besonders praktisch ist es, wenn Du den Browser Vivaldi verwendest, der auf Chromium basiert. Die herausragende Fähigkeit des Browsers besteht darin, komplette Browser-Tabs innerhalb des aktuellen Fensters als Kachel anzuzeigen. Diese kannst Du dann in der Größe nach Belieben verändern. Daraus folgt der folgende Workflow:

1. Du öffnest die Onlinevariante von Word und schreibst ein Dokument.
2. In einem anderen Tab öffnest Du ChatGPT.
3. Diesen zweiten Tab pinnst Du in Online-Word rechts oder links an, so dass Du direkten Zugriff darauf hast und Texte problemlos hin und her kopieren kannst.

Du musst also nicht mehrere Tabs jonglieren, sondern hast alles bequem innerhalb eines einzigen Browserfensters.

Benutzt Du einen anderen Browser und willst nicht wechseln, ist das nicht weiter tragisch. Dann hilft die Erweiterung ChatGPT Side Panel, die für alle Chromium-Browser zur Verfügung steht. Das Resultat ist ähnlich wie beim eben beschriebenen Weg über Vivaldi. Verwendest Du Firefox, installierst Du hingegen ChatGPT Side Bar for Firefox. Auch hier ist das Ergebnis identisch.

ChatGPT für Excel: funktionsfähig, aber verbesserungswürdig

Excel ist ebenfalls ein überaus häufig genutztes Programm aus der Office-Familie. Sowohl die Integration von Copilot als auch ChatGPT sind aber noch nicht auf dem Niveau wie in Word.

Am besten funktioniert ChatGPT für Excel dann, wenn Du Fragen zum Programm selbst hast. Also typische „Wie mache ich…“-Fragen, die Dir beibringen, wie Du eine bestimmte Funktion in Excel verwendest. Dies kann ChatGPT je nach Aufgabenstellung sehr viel besser als Google. Dabei gilt: Je komplexer die Frage, desto weiter setzt sich ChatGPT von Google und anderen Suchmaschinen ab. Außerdem kannst Du kontextbezogene Nachfragen stellen, wenn Du beispielsweise eine Antwort nicht sofort verstehst. Dies fehlt bei Google. Nach kurzer Zeit wird sich Dein Workflow durch ChatGPT somit stark beschleunigen.

Auf Wunsch kannst Du ChatGPT jedoch auch mit ganzen Tabellen füttern, sofern Du das Abo-Modell kaufst. Dann kannst Du CSV- oder XLSX-Dateien einfach hochladen und untersuchen lassen. Ähnlich funktionieren bekannte Tools wie ChatCSV, AskCSV und andere. Auch dort kommen Abo-Modelle zum Tragen, die Vorteile zu ChatGPT sind also gering bis nicht vorhanden. Aufpassen solltest Du in jedem Fall: KI – egal welcher Art – hat noch immer Probleme damit, Tabellen korrekt auszuwerten.

ChatGPT for Excel als Alternative

Einen etwas anderen Ansatz verfolgt das Programm ChatGPT for Excel. Das Tool bietet sieben eigene Funktionen an, die sich dafür anbieten, deine Tabelle direkt zu bearbeiten. So kannst Du mit AI.Translate Tabellentexte in eine beliebige Sprache übersetzen, während AI.Format sich um die Formatierung kümmert. Das kann sehr aufwendig sein, doch mit ChatGPT for Excel sparst Du Dir diesen Aufwand. 50 dieser Befehle kannst Du kostenlos absenden, danach wird ein Abonnement fällig.

Insgesamt ist ChatGPT for Excel somit ein zweischneidiges Schwert: Einerseits beherrscht das Tool seine sieben Funktionen sehr gut – andererseits sind es aber auch nur sieben Stück. ChatGPT selbst kann sehr viel mehr, dafür aber je nach Kontext weniger gut. Ausprobieren hilft, um herauszufinden, welche Variante besser zu deiner Arbeit passt.

PowerPoint: Präsentationen durch KI unterstützen

Eben erwähnten wir ChatGPT for Excel, nun kommt ChatGPT for PowerPoint. Das Add-on installierst Du direkt in PowerPoint, sodass Du ähnlich wie in Word permanent Zugriff darauf hast. In der sich öffnenden Seitenleiste kannst Du anschließend etwa Texte, Themen oder auch YouTube-Videos angeben, aus denen die KI dann eine Präsentation basteln soll.

In der kostenlosen Variante von ChatGPT for PowerPoint kannst Du Präsentationen mit einer Länge von bis zu sieben Folien zusammenstellen. Die kostenpflichtige Version für 8,99 US-Dollar im Monat kommt auf maximal 15 Folien und eine unendliche Anzahl an Präsentationen. Für besonders lange Präsentationen sind daher beide Versionen nicht geeignet, kürzere Aufgaben erledigt die KI aber tadellos.

Die eigentliche Anfertigung der Präsentationen erfolgt direkt in PowerPoint, so dass das Ergebnis einer gewöhnlichen PPTX-Datei entspricht. Darauf befinden sich keine Wasserzeichen oder ähnliche Hinweise. Du könntest also durchaus behaupten kannst, dass das Ergebnis komplett deiner eigenen Feder entsprungen ist.

Gamma als Alternative

Suchst Du eine andere Lösung als ChatGPT for PowerPoint, solltest Du Dir Gamma aussuchen. Dabei handelt es sich um einen Onlinedienst, der ähnliche Ergebnisse wie ChatGPT for PowerPoint erzeugt. Hast Du Dich für ein Thema deiner Präsentation entschieden, wird automatisch eine Gliederung erstellt, die Du nach Belieben anpassen darfst. Bist Du hingegen zufrieden, übernimmst Du einfach das Ergebnis.

Die meisten automatisch getroffenen Einstellungen kannst Du später noch anpassen. Dazu zählen etwa Schriftart, verwendete Farben und Bilder, integrierte Videos und mehr. Du kannst entweder bereits bestehende Vorlagen verwenden oder die KI neue Designs entwerfen lassen. Bis zu zehn Seiten darf eine solche Präsentation lang sein – aber dann, wie bereits erwähnt, mit Wasserzeichen.

Bezahlst Du 7,99 Euro im Monat, erhöht sich die Folienanzahl auf 15 Stück und auch das Wasserzeichen ist nicht mehr zu sehen. Außerdem darfst Du so viele Präsentationen erstellen, wie Du willst. Eine weitere Variante kostet 15 Euro im Monat, dann sind bis zu 30 Folien möglich. Insgesamt sind die Folien von Gamma qualitativ hochwertiger als die von ChatGPT, sodass sich der Blick auf das Programm durchaus lohnt, wenn Du höhere Ansprüche hast.

Präsentationen für Vorträge

Geht es Dir vor allem um Präsentationen für Live-Vorträge, solltest Du Dir Sendsteps genauer anschauen. Die Präsentationen, die das Tool erstellt, sind so designt, dass Du frei vor Publikum sprechen kannst. Die Folien sind also eher stichwortartig formuliert, ausformulierte Sätze sind die Seltenheit. Als Rednerin oder Redner füllst Du die Zwischenräume mit Leben, während das Publikum die Stichworte als Anker verwenden kann.

In der kostenlosen Variante ist Sendsteps aber kaum zu gebrauchen: Du bekommst nur eine einzige volle Präsentation, die zweite Sammlung aus Folien ist schon auf maximal drei Seiten limitiert. Ein Wasserzeichen ist ebenfalls integriert. Außerdem eignet sich das Tool vor allem für internationale Unternehmen, denn Englisch ist die Stärke von Sendsteps. Eine Übersetzung ist zwar integriert, aber sie funktioniert nicht immer zuverlässig, sodass sich einzelne englische Begriffe ins Deutsche streuen.

Was kann die Konkurrenz?

Microsoft ist im Bereich KI klar Vorreiter im Vergleich zu den größeren Konkurrenten – also Google und Apple. Beide nutzen hauseigene KI-Modelle, die aber noch nicht an den schönen Workflow von Office und ChatGPT heranreichen.

• Googles KI hört auf den Namen Gemini und ist in mehreren Varianten nutzbar. Für die Verwendung benötigst Du ein Google-Konto. Anders als ChatGPT oder Copilot integriert sich Gemini jedoch nicht in Word oder andere Microsoft-Produkte. Das ist vielleicht verständlich, denn mit Google Docs hat das Unternehmen ein Konkurrenzprodukt im Angebot. Die Pro-Version von Gemini ist in Google Docs und Anwendungen wie Gmail enthalten. Die Verwendung der KI für Word & Co. würde also den „alten“ Weg verlangen, also das mühselige Kopieren und Einfügen und den Wechsel zwischen den Tabs.
• Apple ist aktuell noch das KI-Schlusslicht. Apple Intelligence wird zuerst in den USA starten und wahrscheinlich erst 2025 – oder womöglich noch ein Jahr später – den Weg nach Europa und Deutschland finden. Die Gründe sind laut Apple rechtlicher Natur: Der Digital Services Act, den die EU verabschiedet hat, könnte Auswirkungen auf KI-Produkte haben. Apple möchte erst untersuchen, inwieweit Intelligence davon betroffen wäre. Bis KI auf iPhone & Co. oder sogar in Word Einzug hält, wird also noch viel Zeit vergehen.

Ausprobieren hilft!

Trotz des Hypes um ChatGPT kann es nicht schaden, über den Tellerrand zu schauen. KI-Anwendungen sind vielfältig in der Anzahl und vielleicht entdeckst Du eine, die für deine spezielle Arbeit wie geschaffen ist. Im Zweifelsfall raten wir dann immer zur kostenpflichtigen Version: Gerade beim beruflichen Einsatz dürfte ein Abonnement von beispielsweise 10 Euro pro Monat nicht ins Gewicht fallen. Die Resultate sind aber oft wesentlich besser – und Du sparst viel Zeit, da Du nicht in einer Warteschlänge hängst.