Tipps und Tricks für den E-Mail-Dienst Outlook

1. Einstellungen sichern und wiederherstellen

Sollte jemals etwas mit dem Outlook-Account oder den Einstellungen geschehen, Sie Daten verlieren oder sollten Sie einen neuen Account erstellen müssen, dann ist der Ärger groß. Nicht nur Profileinstellungen, auch Ordner, Signaturen und E-Mail-Konten müssen Sie wieder alle zusammenstellen und konfigurieren. Sie können das Profil einschließlich E-Mail-Konten, Favoriten, Einstellungen und Informationen sichern. Outlook macht das automatisch mittels der Registry. Diesen Schlüssel können Sie exportieren und auf einem neuen Rechner nutzen, um ihre alten Einstellungen wiederherzustellen.

Um den Schlüssel zu finden, öffnen Sie "regedit" und navigieren Sie sich zu HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Profiles. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf das zu exportierende Profil und wählen Sie "Exportieren" aus. Um das Profil wiederherzustellen, klicken Sie auf dem neuen PC doppelt auf die Reg-Datei.

Die Signaturen werden an anderer Stelle gespeichert. Sie finden sie unter C:\Users\[Ihr Benutzername]\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures. Sie lassen sich auf dieselbe Weise kopieren, exportieren und auf dem PC wiederherstellen. Einfach exportieren und beim neuen Gerät doppelt auf die Datei klicken.

2. Personen in der E-Mail gezielt ansprechen

Ähnlich wie in vielen Chats, können Sie mithilfe des @-Zeichens deutlich machen, dass Sie eine bestimmte Person gezielt ansprechen. Das geht nur, wenn die angesprochene Person ebenfalls zu den Empfängern der Mail gehört. Allein durch das Betätigen des @-Zeichens öffnet sich das Adressbuch und es lassen sich die Personen auswählen, welche Sie im Text kenntlich machen wollen. Wenn Sie diese so in den Text einfügen, werden sie von allein zu den Empfängern der E-Mail hinzugefügt.

3. Termine per Drag and Drop verschieben

Es ist möglich, ganz einfach per Drag and Drop Termine innerhalb des Kalenders um Wochen bis Monate zu verschieben. Dazu müssen Sie lediglich auf den Termin klicken und die Maustaste gedrückt halten. Anschließend ziehen Sie ihn links in der Leiste auf das Kalender-Symbol. Sogleich sollte Outlook den Kalender aufrufen mit dem Tag des Termins. Sie können hier den Termin auf dieselbe Weise nur wenige Tage verschieben oder gleich ganze Monate.

4. Suche erleichtern durch Bearbeitung der Betreff-Zeilen

Den Betreff der E-Mail finden Sie oben im Lesebereich des Programms sowie im Fenster der E-Mail. Dieser lässt sich nachträglich bearbeiten und ändern. Das ist auch mit E-Mails möglich, welche Sie empfangen haben. Das kann etwa beim Weiterleiten nützlich sein, um den Betreff auf die Person zuzuschneiden, welche sie erhalten soll. Weiterhin können Sie dadurch die eigene Suche erleichtern, indem Sie einen Suchbegriff einfügen, den Sie sich gut merken können.

5. Schnellbausteine in Outlook verwenden

Sie können einiges an Zeit und Mühe sparen, indem Sie Schnellbausteine erstellen, anstatt dieselben Sätze und Passagen immer wieder zu schreiben. Dazu müssen Sie den Text in der E-Mail markieren und ihn im Editor-Fenster als Textbaustein hinzufügen. Klicken Sie hier auf "Einfügen", dann auf "Schnellbausteine" und anschließend auf "Auswahl im Schnellbau-Katalog speichern". Sie brauchen dann lediglich den Baustein hinzuzufügen, ohne jedes Mal dieselben Phrasen ausschreiben zu müssen. Sollten Sie "Schnellbausteine" nicht sogleich finden, dann probieren Sie es mit den drei Punkten in der Symbolleiste rechts.

Die Schnellbausteine lassen sich einfach einfügen, indem Sie dasselbe Menü öffnen. Klicken Sie hier auf den Schnellbaustein. Sie können ebenfalls den Namen des Bausteins in der E-Mail schreiben und Outlook wird sie automatisch einfügen.

6. E-Mails in Kategorien einteilen und Farben zuordnen

Um Ihre E-Mails besser zu organisieren, können Sie verschiedene Suchordner anlegen. Die Option dafür finden Sie im unteren Bereichs des Postfachs. Klicken Sie hier auf "Suchordner" und anschließend auf "Neu", um einen neuen Ordner zu erstellen. Diesen können Sie dann individuell einstellen und festlegen, welche Suchfilter für ihn relevant sein sollen. So lassen sich Kategorien wie "Ungelesene Nachrichten", "Nachrichten von bestimmten Personen" oder "Direkt an mich gesendete Nachrichten" anlegen. Auch alle anderen Filter lassen sich hier anwenden, wie etwa die Suche nach speziellen Absendern.

Zudem lässt sich einstellen, ob der Suchordner alle Postfächer Ihres Outlooks durchsuchen soll oder nur spezifische. Dadurch erscheinen nur jene E-Mails in dem Suchordner, welche im relevanten Postfach gelandet sind. Zudem lassen sich neue Kategorien für jeden Suchordner erstellen, gleich nachdem Sie den Ordner erstellt haben. Klicken Sie dafür bei "Neuer Suchorder" auf "Auswählen" und anschließend auf "Suchordner anpassen". Hier können Sie mit "Neu" eigene Kategorien hinzufügen und farblich markieren. Die Kategorien selbst fügen Sie den E-Mails hinzu, indem Sie das Kontextmenü aufrufen und anschließend auf "Kategorisieren" klicken. Dann zeigt Ihnen Outlook alle verfügbaren Kategorien an. Hier können Sie neue Kategorien erstellen, bearbeiten und löschen. Weiterhin lassen sich dank des Kontextmenüs einzelne E-Mails als Favoriten markieren und leichter finden.

7. Outlook mittels Quicksteps automatisieren

Outlooks "Quicksteps" stellen ein nützliches Tool dar, um die verschiedenen Möglichkeiten zur Kategorisierung zu kombinieren und dadurch zu automatisieren. Ein "Quickstep" enthält gleich mehrere Aktionen zur Sortierung und Kategorisierung der E-Mail. Ebenso lassen sich damit Mails in bestimmte Ordner verschieben oder als Favoriten eintragen. Ein Mausklick reicht aus, um einen Quickstep auszuführen. Danach befinden sich die E-Mails sogleich in den relevanten Suchordnern und können hier schnell gefunden werden.

Die Quicksteps finden Sie in Outlooks Kontextmenü. Klicken Sie hier nach den "Quicksteps" auf "Quicksteps verwalten" und anschließend auf "Neu". Indem Sie auf "Bearbeiten" navigieren, können Sie diesen neuen Quickstep Ihren Bedürfnissen anpassen und seine Funktionen hinzufügen. Hier geben sie den Namen des Quicksteps ein und können mithilfe von "Aktion hinzufügen" definieren, welche Aktionen er ausführen soll. Das Mülleimersymbol dient letztlich dazu, den Quickstep wieder zu löschen.

8. Kontakte per Drag and Drop erstellen

Kontakte lassen sich ganz einfach erstellen, indem Sie die E-Mail mit der rechten Maustaste anklicken und anschließend zum Kontakte-Symbol unten links hinschieben. Die Informationen werden automatisch von Outlook ausgelesen und in das Kontakte-Formular eingetragen. Danach lassen sich die Felder bearbeiten und ergänzen. Auch hier können Sie Informationen einfach per Drag and Drop in die relevanten Felder ziehen. Weiterhin nützlich: Outlook zeigt automatisch den Text der E-Mail an, wenn man sich den Kontakt genauer anschaut. Anschließend lässt sich der Kontakt bearbeiten, Felder und unnötige Informationen löschen sowie bearbeiten.